Nebenkostenabrechnung

Es gibt einiges zu beachten, wenn Sie als Vermieter/-innen die Betriebskostenabrechnung (umgangssprachlich besser bekannt als “ Nebenkostenabrechnung “ – weshalb wir nachfolgend auch diesen Begriff verwenden wollen) für Ihre Mieter selbst erstellen wollen. Ich nenne Ihnen hier ein paar wichtige Punkte, welche Sie bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung nicht außer Acht lassen sollten, um eigene Nachteile zu vermeiden.

Was ist bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten?

Nachfolgendes sollten Sie bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung u. a. unbedingt beachten:

• Was wurde bezüglich der Betriebskosten mietvertraglich vereinbart?
• Einhaltung der Fristen für die Erstellung und Zustellung der Nebenkostenabrechnung
• formelle Angaben
• korrekte Anwendung und Erläuterung des Verteilerschlüssels (Verteilung der Nebenkosten)

Fehler bei der Nebenkostenabrechnung haben unter Umständen weitreichende Konsequenzen. So können zum Beispiel zu spät zugestellte Nebenkostenabrechnungen dazu führen, dass die Mieter eine Nachzahlung nicht mehr leisten müssen. Falls sich aus der – auch zu spät erstellten Abrechnung – jedoch ein Guthaben für die Mieter ergibt, so verjährt die Anspruchsfrist auf das Guthaben erst nach 3 Jahren. Somit ist es für Vermieter wichtig, die Abrechnung rechtzeitig zu erstellen und die Zustellfristen der Nebenkostenabrechnung an ihre Mieter unbedingt einzuhalten.

Wenn formelle Fehler (z. B. das Fehlen einer Pflichtangabe) bei der Nebenkostenabrechnung gemacht werden, so führt dies meist zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung. Die Nebenkostenabrechnung ist für die Mieter in diesem Fall nicht mehr transparent genug und nicht mehr ausreichend nachvollziehbar.

Nebenkostenabrechnung – formelle Angaben

Um eine „formell korrekte Betriebskostenabrechnung“ zu erstellen, sind nachfolgende Angaben zwingend:

• die Adressdaten von Vermieter und Mieter
• die korrekte Objektadresse
• der genaue Abrechnungszeitraum
• die Auflistung der Kostenarten
• Angabe sonstiger Betriebskosten
• Angabe entstandener Gesamtkosten
• Verteilerschlüssel zu den einzelnen Kostenarten
• Berechnung der auf die Mieter entfallenden Nebenkosten
• Angabe der bereits durch die Mieter geleisteten Vorauszahlungen
• Ermittlung des Abrechnungssaldos (Guthaben oder Nachzahlung ausweisen)

Verteilung der Nebenkosten (Verteilerschlüssel)

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Anwendung des richtigen Verteilerschlüssels. In § 556a BGB ist der Verteilerschlüssel gesetzlich geregelt. Dies besagt, sofern im Mietvertrag nichts anderes vereinbart wurde, dass die Nebenkosten nach Quadratmeter Wohnfläche umzulegen sind. Ausgenommen davon ist der Energieverbrach von Heiz- und zentralen Warmwasserversorgungsanlagen (Heiz- und Warmwasserkosten). Diese wiederum sind nach Grund- und Verbrauchskosten (entsprechend der Heizkostenverordnung) abzurechnen. 

Generell kann der Vermieter bei Abschluss des Mietvertrages auch andere Verteilerschlüssel wählen. Für die einzelnen umlagefähigen Kosten können auch unterschiedliche Verteilerschlüssel festgelegt werden. Zur Verfügung stehen hier zum Beispiel:

• die Abrechnung nach Personen
• nach Wohneinheiten (z. B. für die Treppenhausreinigung)
• nach Miteigentumsanteilen (bei vermieteten Wohnungen)
• und noch weitere

Wichtig ist also bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung zu wissen, welche Verteilerschlüssel erlaubt bzw. vereinbart sind und wie diese angewendet werden müssen. Für die Mieter muss die Kostenverteilung auf jeden Fall transparent und nachvollziehbar sein.

Quellen gesetzter Links:

§556 BGB: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, www.gesetze-im-internet.de

Umlage nach Personen: Pressestelle Bundesgerichtshof, Urteil BGH 17/2008, www.juris.bundesgerichtshof.de