Betriebskostenabrechnung erstellen

Sie sind Vermieter/-in einer Wohnimmobilie und müssen die Betriebskostenabrechnung erstellen (Nebenkostenabrechung für Ihre Mieter)? Falls Sie dies noch nie gemacht haben, stellen Sie sich vielleicht folgende Fragen: Wann und wie muss ich das machen? Gibt es einfach Vordrucke für die Betriebskostenabrechnung? Was darf alles umgelegt werden und was versteht man eigentlich genau unter Betriebskosten?

Was sind Betriebskosten (Nebenkosten)?

Was sind eigentlich Betriebskosten und welche davon sind auf die Mieter umlagefähig? In §1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist folgendes zu Betriebskosten festgelegt:

“Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden.”

Einfacher ausgedrückt, sind Betriebskosten laufend wiederkehrende Kosten, die das Grundstück und Gebäude betreffen. Von diesen Kosten ist ein Teil auf die Mieter umlagefähig, der andere Teil, wie zum Beispiel Kosten für Hausverwaltung oder Kontogebühren sind vom Eigentümer der Immobilie zu tragen.

Hilfe bei der Betriebskostenabrechnung?

Gerne berate ich Sie, wie eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen ist und welche Fristen Sie beachten müssen. Außerdem übernehme ich auf Wunsch auch die schriftliche Ausfertigung der Nebenkostenabrechnung für Sie!

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Um nun eine korrekte Betriebskostenabrechnung (Nebenkostenabrechnung) zu erstellen, muss man wissen, welche der angefallenen Nebenkosten auf die Mieter umlagefähig sind. Gesetzlich zulässig sind nur die in §2 BetrKV genannten Nebenkosten, sowie “Sonstige Betriebskosten”, sofern diese im Mietvertrag entsprechend aufgeführt sind und nicht unter Instandhaltungs-, Reparatur- oder Verwaltungskosten fallen.

Falls es sich um eine vermietete Wohnung in einem Mehrfamilienhaus handelt und das Gebäude durch eine Hausverwaltung verwaltet wird, erstellt diese jährlich eine Hausgeldabrechnung für Sie als Eigentümer. In diesen Hausgeldabrechnungen werden die abgerechneten Betriebskosten meist schon in “umlagefähige und nicht umlagefähige Betriebskosten” unterteilt, was es für Sie als Vermieter einfacher macht, die Abrechnung für Ihre Mieter zu erstellen. Sie sollten nur selbst noch einmal überprüfen, ob die Kostenverteilung auch richtig ausgewiesen wurde. Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter können Sie dann (entsprechend Ihrer mietvertraglichen Regelungen) evtl. noch weitere Betriebskosten hinzurechnen.

Bei der Vermietung eines Wohnhauses ist die Vorgehensweise ähnlich, nur dass Sie dabei die angefallenen Kosten selbst (weil keine Hausverwaltung vorhanden ist), anhand der vorliegenden Rechnungen, zusammenstellen und je nach Kostenart und Verteilungsschlüssel umlegen müssen.

Was ist bei der Betriebskostenabrechnung zu beachten?

Es gibt verschiedene Punkte, welche bei der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen für Mieter zu beachten sind, so zum Beispiel:

  • beachten, was mietvertraglich vereinbart wurde
  • Einhaltung der Fristen für die Erstellung und Zustellung der Betriebskostenabrechnung
  • formelle Angaben
  • korrekte Anwendung und Erläuterung des Verteilungsschlüssels (Verteilung der Nebenkosten)

Fehler bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung kann zu verschiedenen Nachteilen für Sie als Vermieter führen. Inbesondere auch dazu, dass die gesamte Betriebskostenabrechnung unwirksam ist und die Mieter z. B. keine Nachzahlungen mehr leisten müssen.

Wann müssen Sie eine Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter erstellen?

Ob über die Betriebskosten eine Abrechnung erstellt werden muss, ist im Mietvertrag geregelt. Wurde dort vereinbart, dass die Mieter eine Pauschale oder monatliche Vorauszahlungen für die Betriebskosten leisten, so ist der Vermieter gesetzlich verpflichtet, über die angefallenen Nebenkosten eine jährliche Betriebskostenabrechnung zu erstellen (siehe hierzu auch §556 Abs. 3 BGB) . Die entsprechenden Gesetze finden sich in den Rechtsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), in der Betriebskostenverordnung, sowie der Heizkostenverordnung, wieder.

Falls mietvertraglich vereinbart wurde, dass die Nebenkosten bereits pauschal in der Miete enthalten sind (sogenannte Pauschalmiete), so sind diese damit abgegolten und der Vermieter muss keine Abrechnung erstellen. Es können dabei allerdings auch keine Nachzahlungen geltend gemacht oder Guthaben eingefordert werden, auch wenn die tatsächlichen Kosten höher oder niedriger waren, als die mit der Pauschale abgegoltenen.

Quellen für gesetzte Links:

§1 BetrKV – Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten und Heizkostenverordnung: Links zum Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, www.gesetze-im-internet.de .

  12. Februar 2021